Beleid ontwikkelen
In het algemeen dient de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) als startpunt voor het arbobeleid. Als er in de gemeente door medewerkers meer dan 2 uur per dag beeldschermwerk wordt verricht, is het nodig het beeldschermwerk in de RI&E goed te analyseren. Bij het opstellen van de RI&E en het plan van aanpak en bij het ontwikkelen van beleid voor beeldschermwerk zal ook aandacht gegeven moeten worden aan beeldschermwerk thuis en onderweg. Je kunt een specifiek beeldschermwerk beleidsplan opstellen, het thema kan ook deel zijn van het gehele arbobeleidsplan van de organisatie. Het beleid wordt door de directie besproken met de ondernemingsraad.
De checklist beeldschermwerk afdelingen kan ook helpen bij het opstellen of evalueren van beeldschermwerkbeleid. Je krijgt hierin namelijk aan de hand van zes werkfactoren een indicatie of er in je organisatie bij bepaalde afdelingen of groepen medewerkers kans is op KANS ten gevolge van beeldschermwerk. Zie hierover ook meer informatie onder herkennen en beoordelen van knelpunten.
Ten aanzien van alle onderwerpen dient ook geregeld te zijn hoe en waar de medewerker bij klachten terecht kan. De behandeling van de klachten zal professioneel moeten gebeuren.
Bij het opstellen van een (beleids)plan en aanpak rond beeldschermwerk kun je aan de volgende onderwerpen denken:
- Inleiding, aanleiding en doel
- De huidige situatie, wat er op dit moment rond beeldschermwerk leeft, wat er al bekend/onderzocht is
- De gewenste situatie, doel en doelgroep van je beleid/aanpak, zijn er nog toekomstige ontwikkelingen waar je rekening mee moet houden
- Betrokkenen en taakverdeling, verantwoordelijkheden
- Visie op beeldschermwerk
- Maatregelen en acties gekoppeld aan de laatste RI&E
- Leren, evalueren en borgen
Hoe kom je tot een (gedragen) beleid?
- Betrek op een actieve manier alle stakeholders bij het formuleren van het beleid.
- Bespreek het (concept) beleid met de stakeholders. Zet op de agenda:
- Een inhoudelijke bespreking van het concept beleid.
- De wijze waarop je wilt komen tot ‘gedragen beleid’.
- De wijze waarop je over dit beleid wilt gaan communiceren.
- Maak het beleid definitief en communiceer het zodanig dat iedereen nut en noodzaak begrijpt en gemotiveerd is de afspraken na te leven. Neem de communicatie rondom je beleid serieus. Succesvolle implementatie van het beleid staat of valt bij de effectiviteit van je communicatie.
- Evalueer het beleid na enige tijd en stel waar nodig bij.
Bij je aanpak van beeldschermwerk is het ook belangrijk om informatie goed te delen. Niet te veel en niet te weinig. In deze arbocatalogus is ook informatie voor de directie, direct leidinggevenden, de ondernemingsraad en medewerkers opgenomen. Ook je (beleids)plan en aanpak kan belangrijk zijn om te delen.
Leren, evalueren en borgen
Er zal in organisaties altijd beeldschermwerk zijn. Gelukkig beschikken medewerkers individueel en samen in een organisatie over lerend vermogen. Kunnen medewerkers leren bewuster te zijn van gezond beeldschermwerk. En kan een organisatie leren hoe het beeldschermbeleid steeds effectiever wordt.
Je beleid en aanpak evalueren is daarvoor heel belangrijk. Je maakt de ‘cirkel’ van de plan-do-check-act-cyclus ermee rond.
Belangrijke onderwerpen om te evalueren zijn je beeldschermwerkbeleid en de maatregelen die je hebt genomen. Is het beleid uitgevoerd zoals afgesproken en bedoeld? In tijd, kwantiteit en kwaliteit? Welke maatregelen hebben effect? Wat betekenen de resultaten voor de toekomst? Hoe kun je de meest effectieve maatregelen structureel gaan inzetten? En wat kan je doen om succesvolle maatregelen op meer plekken in te zetten?
