Na een incident

Als leidinggevende zorg je voor:

• Opvang en nazorg. Direct na het incident voer je een eerste opvanggesprek met je medewerker. Hierna bied je een aantal vervolggesprekken aan om ervoor te zorgen dat de verwerking van het incident zo goed mogelijk kan plaatsvinden. In sommige gemeenten voeren leidinggevenden zelf de nazorggesprekken, andere gemeenten maken hiervoor gebruik van een collegiaal opvangteam en (waar nodig) van professionele begeleiding. Het document Opvang en nazorg biedt een overzicht van de belangrijkste achtergronden, tips en handvatten voor het verlenen van eerste opvang en nazorg.

• Melden van het incident in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). Een medewerker kan zelf in het GIR melding maken, of je kunt als leidinggevende namens de medewerker of samen met de medewerker een melding maken in het GIR. Een toelichting hierop wordt gegeven in Melden, registreren en evalueren. In het document GIR worden voorbeelden gegeven van gedrag dat gemeld moet worden in het GIR.

• Je overlegt met de medewerker over de manier waarop het incident wordt afgehandeld richting de veroorzaker. Het beleid van de organisatie is hierin leidend.

• Je koppelt naar je medewerker en (waar gewenst) ook aan de rest van het team terug hoe de afhandeling richting de veroorzaker eruit heeft gezien en wat het resultaat hiervan is.

Je hebt als leidinggevende ook een taak in de afhandeling van het incident richting de veroorzaker:

• Je zet een sanctie of regiemaatregel uit, die past bij de aard van het incident en aansluit bij de eventuele actuele agressiehistorie.

• Je doet er goed aan hierover te overleggen met de interne coördinator agressie en geweld. Die kent de procedure binnen de organisatie als geen ander en heeft goed overzicht van bijvoorbeeld eerder uitgezette maatregelen richting dezelfde veroorzaker.

• Overweeg de communicatie met de veroorzaker van het incident altijd te starten met het voeren van een incidentgesprek. Overleg intern wie deze gesprekken voert. In een incidentgesprek wordt de burger aangesproken op zijn/haar gedrag en wordt gesteld dat het betreffende gedrag niet geaccepteerd wordt. Er worden afspraken gemaakt voor de toekomst, evt. vergezeld van een sanctie (bv. pandverbod) of regiemaatregel (bv. volgend contact alleen met een vaste contactpersoon, op een bepaalde locatie, in aanwezigheid van de wijkagent). Als de burger aanspreekbaar is op gedrag, wordt in een incidentgesprek vervolgens hoor en wederhoor toegepast. Het door de burger vertoonde gedrag blijft onacceptabel, tegelijkertijd kan ook de organisatie soms leren van incidenten. Je koppelt de resultaten van een incidentgesprek als leidinggevende terug aan de betrokken medewerker en waar gewenst ook aan het team.

• Het is belangrijk dat je, samen met je team een lerende aanpak vormgeeft, waarin je incidenten analyseert, zodat je inzicht krijgt in hoe ze ontstaan, wat er gedaan had kunnen worden om incidenten te voorkomen of om er beter mee om te gaan.

• Beleg 2x per jaar met je team een thematisch werkoverleg, waarin je de resultaten van de afhandeling van incidenten en wat je van incidenten kunt leren bespreekt. Heb daarbij ook aandacht voor de successen. Zet ook de ervaringen van medewerkers met het werken volgens de norm op de agenda. Breng in kaart waar evt. onduidelijkheden en dilemma’s hebben gelegen, werk die met elkaar uit en maak afspraken voor de toekomst. Stel het handelingsprotocol voor het team waar nodig bij. Blijf daarin wel in lijn met de organisatienorm handelen.

• Koppel de resultaten van het teamoverleg terug naar de naast-hogere leidinggevende en naar de coördinator agressie en geweld.